河南省教育廳關於進一步加強普通高等學校學生學籍管理工作的通知
| 河南省教育廳關於進一步加強普通高等學校學生學籍管理工作的通知 教學〔2011〕674號 2011年8月30日 |
各普通高等學校、研究生培養單位：
為落實全省教育工作會議、《河南省中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》精神，進一步貫徹《普通高等學校學生管理規定》（教育部第21號令），完善措施，規範程序，明確要求，切實做好普通高等學校學生學籍管理工作，現就有關事項通知如下：
一、認真做好新生入學資格複查和學籍電子註冊工作
各普通高校和研究生培養單位（以下簡稱「各高校」）要高度重視，加強領導，健全組織，完善措施，相關部門密切配合，在新生報到入學時，繼續通過信息核對、照片複查、文化科目複試等方式，依據把省級招生部門提供的普通高招新生錄取電子檔案照片、錄取通知書、准考證、身份證、紙質檔案照片和考生本人「六對照」的要求，按照把「新生錄取電子檔案照片」張貼在學生宿舍房間和班級固定教室的規定，對當年錄取的新生和預科階段培養期滿進入本校學習的學生入學資格進行認真複查。要嚴格工作程序，明確職責，責任到人。要建立新生入學資格複查材料備案制度，妥善保存複查記錄（包括有複查人簽字的所有紙質資料等），以備隨時查閱。通過複查，堅決取消弄虛作假騙取報名資格、以違規手段騙取高考加分資格、在招生考試和體檢中作弊、冒名頂替入學等舞弊考生的入學資格。複查合格的新生，取得學籍，研究生新生和本科新生電子學籍於10月25日前、專科新生電子學籍於11月20日前在「中國高等教育學生信息網」（http://xjxl.chsi.com.cn/）上注册完毕，供学生和学校查询。要坚决杜绝不核实学生实际情况就注册学籍的做法。
二、切實做好學生學年電子註冊工作
各高校要嚴格按照《河南省教育廳轉發教育部高校學生司關於普通高等學校學生學年電子註冊的通知》（教學〔2008〕688號）精神，於10月25日前將在校生新學年學籍、上一學年學籍變動及獎懲等情況進行電子標註。要強化監督措施，組織專門人員進行覆核監督，既不能把沒有列入國家招生計劃、未經省級招生部門錄取的「學生」上報進行學年電子註冊，也不能把列入國家招生計劃、經省級招生部門錄取的學生遺漏，按時、保質、保量地完成學生學年電子註冊工作，確保在校生學籍狀態客觀、真實、準確無誤。
三、規範轉專業管理工作
學生一般應當在原錄取專業完成學業。如因身體健康、特殊困難、專業特長等原因，確需轉專業的，可以按學校的規定申請轉專業。學生轉專業由所在學校批准。為了體現教育和社會公平，有下列情況之一的，不得轉專業：
（1）未取得學籍的；
（2）跨學歷層次的；
（3）跨錄取批次的；
（4）跨科類的；
（5）通過普通「專升本」考試升入本科、對口招生升入專科或本科，錄取時被確定為國防生和定向、委託培養的；
（6）五年一貫制、三二分段制學生轉入非五年一貫制、三二分段制所對應專業的。
各高校要根據國家和上述要求，制定本校的學生轉專業規定，規範工作程序，做到公開、公平、公正，並在一定範圍內公示後，方可辦理轉專業手續。
四、加強對在校生轉學的管理
學生一般應當在被錄取學校完成學業。未經批准，各高校一律不得以任何名義接收未辦理轉學手續、無本校正式學籍的學生到學校就讀。如患病或者確有特殊困難無法在本校學習的，可以申請轉學，高校不得以轉學名義收取學生額外費用。學生有下列情形之一的，不得轉學：
（1）入學未滿一學期的；
（2）未在原錄取學校取得學籍的；
（3）跨學歷層次的；
（4）跨錄取批次和藝術專業本科B段轉為藝術專業本科A段的；
（5）跨科類的；
（6）通過普通「專升本」考試升入本科、對口招生升入專科或本科，錄取時被確定為保送生、國防生、定向、委託培養、三二分段制或五年一貫制的；
（7）預科生轉至不具備預科生錄取資格高校的；
（8）畢業年級的；
（9）應予退學的；
（10）其他無正當理由的。
學生申請轉學且符合轉學條件的，按下述要求辦理：
（一）辦理時間
原則上從當年的11月20日開始，至次年的1月10日結束。
（二）省內轉學辦理程序
1、省內申請轉學且符合轉學條件的學生，經擬轉出、轉入學校審核同意後，由擬轉出、轉入學校的學籍管理部門於當年的11月20日至11月30日通過「河南省學籍學歷異動管理系統網（http://zx.hasi.haedu.gov.cn）”提交转学学生信息。
2、網上轉學信息提交後，轉出學校學籍專辦員於當年11月20日至12月10日，持學校正式報告（紅頭文件）並加蓋學校印章，內容包括審核情況、研究意見、同意轉出學生名單，並對轉出學生無冒名頂替等作弊行為作出承諾等，同時提交所有轉出學生的轉學理由證明材料（原件和1份複印件）、學年學費繳費發票（原件和1份複印件）及在原錄取學校學習成績證明等，按照《河南省普通高等學校轉學學生材料》（見附件1）的要求認真填寫、裝訂，由學校主管領導、部門負責人和學籍專辦員審核、簽字、蓋章後，按研究生、本科、專科分別歸類、上報。
3、轉出學校報送轉學紙質材料後，由省教育廳進行覆核，並報教育部備案後，打印《河南省普通高等學校學生轉學備案表》（以下簡稱《備案表》，一式3份）。《備案表》打印後，直接寄至轉出學校學籍管理部門，轉出學校收到《備案表》後5個工作日內簽署意見並加蓋學校或學籍管理部門印章，再寄往轉入學校學籍管理部門；轉入學校收到《備案表》後5個工作日內簽署意見並加蓋學校或學籍管理部門印章，寄到省教育廳備案。省教育廳收到後5個工作日內辦理完畢，並把《備案表》分別寄往轉入、轉出學校。
（三）跨省轉學辦理程序
從我省高校轉出的，由轉出學校學籍專辦員攜帶學校同意轉出的正式報告（紅頭文件）、轉學理由證明材料（原件和1份複印件）、學生的學年學費繳費發票（原件和1份複印件）、錄取審批表複印件（加蓋學校或學籍管理部門印章）及轉入院校同意辦理轉學手續的函件，按研究生、本科、專科分別到省教育廳學生處領取《河南省普通高等學校學生跨省轉學備案表》（一式4份），依據先轉出、後轉入的程序辦理相關手續。
轉入我省高校的，經轉出學校、轉入學校、轉出學校所在地省級教育行政部門同意後，由轉入學校攜帶跨省轉學備案表和學生高考錄取審批表複印件（加蓋轉出學校或學籍管理部門印章）到省教育廳學生處辦理審核備案手續。
五、嚴格在校生學籍信息變更工作
新生入學經學校複查合格並註冊後，學籍信息（主要包括姓名、性別、民族、身份證號碼等）原則上不予變更。因特殊原因需變更在校生學籍信息的，按以下兩種情況處理：
（一）信息糾錯
在中招和高招報名信息採集時，因考生學籍信息填寫或採集錯誤，未及時更正，使用錯誤信息參加中招或高招考試，報到入學後申請變更者，本着「誰出錯、誰糾錯」的原則，由學生提出更改申請，再按規定和程序進行糾錯，更改教育部當年招生錄取庫。我廳以更改後的錄取庫對在校生學籍信息進行變更。
（二）信息更改
因錯號、重號等，不存在冒名頂替等舞弊現象，不涉及出生年月日變更，經公安機關戶籍管理部門確認需要進行更改的，可以更改在校生學籍信息。涉及出生年月日變更的，由在校生本人申請，按規定和要求更改教育部錄取庫，我廳以教育部學籍管理平台備案的錄取庫予以確認。更改在校生信息按下述要求辦理：
1、辦理時間
原則上於每年的9月、10月辦理。
2、所需材料
更改在校生學籍信息的，需提供以下證明材料：
（1）戶籍所在地公安戶籍管理部門出具的公民戶籍信息更改證明（註明申請更改信息的時間、原因或理由，本人照片及發函單位固定聯繫方式等，加蓋戶籍專用章、戶籍民警專用章）。
（2）更改信息前後的身份證和戶口本原件及複印件各一份（如更改姓名應在戶口本曾用名一欄註明原姓名）。身份證原件丟失的，應提供戶籍所在地公安部門出具的戶籍證明（戶籍證明要有被更改人照片並加蓋戶籍專用章和戶籍民警專用章）。
（3）學生高考電子檔案照片打印件（加蓋學校學籍管理部門公章，附電子版）一份。
3、辦理程序
學生本人向所在院（系）提出申請後，由學生所在的院（系）、學校學籍管理部門依次把關，對照有關檔案材料，審查學生的申請理由是否正當，材料是否詳實，進一步審查學生的入學資格。經學校審查確認無誤後，依照《河南省普通高等學校學生學籍信息更改申請表》（見附件2）的要求，按研究生、本科、專科分別整理後，報省教育廳審核備案。
4、其他不予更改的情況
（1）在校生第一學年和最後一個學期提出變更學籍信息的；
（2）學生提出申請，但未能提供有效證明材料的；
（3）學歷證書已發放，非因工作失誤要求變更學歷信息的。
六、簡化其他學籍管理備案工作
在中國高等教育學生信息網學籍管理平台上，休學、復學等學籍異動不需省級教育行政部門確認，今後不再上報省教育廳備案，學校要按照相關規定做好校內備案工作。因退學、開除學籍等變動學籍的，學校要按照《河南省普通高等學校學生學籍異動備案表》（見附件3）的要求，攜帶相關材料，在作出決定後15個工作日內，報省教育廳備案。
七、加強對學籍管理工作的監督管理
各高校要高度重視，根據國家和省有關政策規定，進一步完善本校學籍管理規定、程序、要求和辦法，全面做好相關工作。要高度重視學籍信息安全管理工作，明確本校學籍信息管理平台工作人員的職責、權限、工作流程和信息安全防範措施等，確保學籍學歷信息安全。要繼續按照《河南省教育廳轉發教育部高校學生司關於核實普通高等學校重名重身份證號在校生學籍的通知》（教學〔2009〕561號）精神，對出現在重名重身份證號名單裡的學生認真進行覆核，對可能屬於冒名頂替的「學生」做進一步複查，堅決杜絕冒名頂替現象。要堅持學籍專辦員制度，所有學籍具體手續由學校學籍專辦員負責辦理，不受理非學籍專辦員的學籍手續。要堅持原則，嚴肅紀律，加強監督，強化服務，不斷提高學籍管理工作質量和水平。對不按照規定時間和要求報送有關材料，影響全省工作進程的，將予以通報批評；對在學籍管理工作中責任心不強、工作不到位、造成嚴重影響和重大失誤的高校，要追究有關人員的責任；違反國家法律法規的，將嚴肅追究其法律責任。
附件：1.河南省普通高等學校轉學學生材料
2.河南省普通高等學校學生學籍信息更改申請表
3.河南省普通高等學校學生學籍異動備案表
二○一一年八月三十日
主題詞：高等教育 學籍管理 通知
河南省教育廳辦公室 2011年8月30日印發
附件1
序號
河南省普通高等學校轉學學生材料
一.轉學學生基本情況
學生姓名： 考生號
身份證號： 錄取層次
轉出學校名稱： 錄取專業 錄取批次
轉入學校名稱： 轉入專業 轉入批次
二.學校初審意見
高校學籍部門經辦人審核意見： 簽字
高校學籍部門負責人意見： 簽字
高校主管領導意見： 簽字 學校公章
三.省教育廳審核意見
教育廳學生處經辦人審核意見： 簽字
教育廳學生處主管處長意見： 簽字
教育廳學生處處長意見： 簽字 公章
轉學材料裝訂順序：1.河南省普通高等學校轉學學生材料；2.轉學理由證明材料複印件；3.收費發票複印件；4.在校成績證明。
附件2
河南省普通高等學校學生學籍信息更改申請表
| 序號 | 考生號 | 姓 名 | 身份證號 | 申請更改項目 | ||
| 更改前 | 更改後 | |||||
| 學
校 意 見 |
經辦人簽字：
部門負責人簽字： 學校主管領導簽字： （蓋章） 年 月 日 |
省
教 育 行 政 部 門 意 見 |
經辦人簽字：
主管處長簽字： 處長簽字： （蓋章） 年 月 日 | |||
註：本表一式兩聯，省教育行政部門、學校各存一聯。
附件3
河南省普通高等學校學生學籍異動備案表
| 序號 | 考 生 號 | 姓 名 | 異動形式 | 異動原因 | 備 注 | |
| 學
校 意 見 |
經辦人簽字：
部門負責人簽字： 學校主管領導簽字： （蓋章） 年 月 日 |
省
教 育 行 政 部 門 意 見 |
經辦人簽字：
主管處長簽字： 處長簽字： （蓋章） 年 月 日 | |||
註：1.異動形式包括退學、開除學籍等。
2.辦理異動備案時，請攜帶學校的處理決定（正式文件）及相關材料。
3.本表一式兩聯，省教育行政部門、學校各存一聯。
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